Polityka prywatności

Niniejsza polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe osób odwiedzających stronę Dock, kontaktujących się z nami, korzystających z panelu klienta oraz uczestniczących w programie partnerskim.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest DOCK SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Gdańsku, ul. Franciszka Rakoczego 9/73, 80-288 Gdańsk, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS 0001105135, NIP 9571173402, REGON 528630778, dalej „Dock” lub „my”.

W sprawach ochrony danych osobowych oraz wykonywania swoich praw możesz skontaktować się z nami pod adresem contact@dock.eu albo listownie na adres naszej siedziby.

2. Zakres polityki

Polityka obejmuje przetwarzanie danych związane z:

• korzystaniem ze strony internetowej dock.eu;
• formularzami, zapytaniami ofertowymi i korespondencją;
• rejestracją, logowaniem i korzystaniem z panelu;
• obsługą projektów, zadań, zgłoszeń i czasu pracy;
• komunikatorem oraz wymianą dokumentów i załączników;
• przygotowywaniem ofert, zawieraniem umów i rozliczeniami;
• programem partnerskim, poleceniami i portfelem rabatowym;
• bezpieczeństwem, integracjami i funkcjami wspomaganymi przez AI;
• stosowaniem cookies i podobnych technologii.

Odrębne produkty i usługi Dock mogą mieć własne polityki prywatności lub dodatkowe informacje dotyczące ich szczególnych funkcji.

3. Jakie dane przetwarzamy

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z naszych usług. Nie każda osoba przekazuje nam wszystkie wymienione poniżej informacje.

• Dane kontaktowe i identyfikacyjne: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa organizacji, stanowisko, dane przedstawiciela i informacje o jego upoważnieniu.
• Dane organizacji i rozliczeń: adres, NIP, dane rejestrowe, informacje niezbędne do zawarcia umowy, wystawienia faktury, ustalenia płatności i rozliczenia współpracy.
• Dane konta: identyfikator użytkownika, powiązanie z organizacją, rola, uprawnienia, status konta, ustawienia i informacje potrzebne do uwierzytelniania.
• Dane dotyczące współpracy: treść zapytań, ofert i umów, projekty, zadania, komentarze, zgłoszenia, wiadomości, załączniki, autorzy wpisów, zarejestrowany czas pracy i historia istotnych czynności.
• Dane programu partnerskiego: dane partnera i osoby zgłaszającej, dane poleconego kontaktu i jego organizacji, opis potrzeb, status polecenia, informacje o spełnieniu warunków nagrody, przyznanych rabatach, operacjach portfela i przyjęciu warunków programu.
• Dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, identyfikatory sesji, daty logowania, zdarzenia bezpieczeństwa, błędy i informacje o korzystaniu z funkcji serwisu.
• Dane dotyczące wyborów prywatności: wybrane kategorie cookies oraz informacje potrzebne do respektowania udzielonych zgód, ich wycofania lub sprzeciwu.

Prosimy nie przekazywać danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, ani haseł, kluczy dostępowych i innych sekretów, jeżeli nie jest to niezbędne i nie uzgodniliśmy odpowiedniego sposobu ich przekazania.

4. Skąd otrzymujemy dane

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, od organizacji, którą reprezentujesz, od osoby zapraszającej Cię do panelu albo od partnera, który zgłosił polecenie.

Możemy otrzymywać również informacje z integracji uruchomionych w związku ze współpracą, np. systemu zarządzania zgłoszeniami lub dostawcy logowania. Dane firmy możemy weryfikować w publicznych rejestrach i systemach, takich jak KRS, CEIDG lub VIES. Dane techniczne powstają podczas korzystania z serwisu.

Jeżeli Twoje dane otrzymaliśmy od innej osoby, przekazujemy wymagane informacje o ich przetwarzaniu, w tym o źródle i kategoriach danych. Robimy to w terminie wymaganym przez RODO - co do zasady najpóźniej w ciągu miesiąca, a jeżeli wcześniej kontaktujemy się z Tobą, przy pierwszym kontakcie. Przy wcześniejszym ujawnieniu danych innemu odbiorcy uwzględniamy termin związany z takim ujawnieniem.

5. Cele i podstawy przetwarzania

Kontakt i przygotowanie współpracy

Dane wykorzystujemy do odpowiedzi na zapytania, ustalenia potrzeb i przygotowania oferty. Jeżeli występujesz jako osoba będąca stroną przyszłej umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku przedstawicieli organizacji podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji i relacji biznesowych.

Konto, panel i realizacja usług

Dane przetwarzamy w celu prowadzenia konta, zarządzania dostępem, realizacji projektów, obsługi zgłoszeń, komunikacji, wymiany plików i dokumentowania wykonanych prac. Podstawą jest wykonanie umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jesteś jej stroną, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy działasz w imieniu organizacji. Naszym uzasadnionym interesem jest wtedy prawidłowa organizacja i realizacja współpracy.

Program partnerski

Dane wykorzystujemy do obsługi zgłoszeń, weryfikacji warunków uczestnictwa, ustalania uprawnień do nagród oraz prowadzenia portfela. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku partnera będącego osobą fizyczną lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do przedstawicieli organizacji i obsługi poleconych kontaktów.

Obowiązki prawne i rozliczenia

Dane potrzebne do prowadzenia dokumentacji księgowej, wykonywania obowiązków podatkowych i realizowania innych wymagań prawnych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z właściwymi przepisami.

Bezpieczeństwo i ochrona praw

Dane wykorzystujemy do kontroli dostępu, wykrywania nadużyć, wyjaśniania incydentów, rozpatrywania reklamacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest ochrona użytkowników, informacji, systemów i praw Dock.

Marketing, analityka i personalizacja

Jeżeli korzystasz z dobrowolnych funkcji opartych na zgodzie, dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Marketing własnych usług może być również oparty na naszym prawnie uzasadnionym interesie, jeżeli pozwalają na to okoliczności i przepisy.

Niezależnie od podstawy przetwarzania danych w RODO, użycie e-maila lub telefonu do przesyłania informacji handlowych oraz stosowanie opcjonalnych technologii na urządzeniu podlega odrębnym wymaganiom Prawa komunikacji elektronicznej. Akceptacja regulaminu ani założenie konta nie zastępują wymaganej zgody.

6. Dane osób poleconych

W programie partnerskim możemy otrzymać Twoje imię i nazwisko, służbowy adres e-mail lub telefon, dane organizacji oraz opis potrzeb. Wykorzystujemy te informacje do oceny polecenia i obsługi zgodnego z prawem kontaktu biznesowego.

Samo przekazanie Twoich danych przez partnera nie jest zgodą na newsletter, telemarketing ani dowolny kontakt reklamowy. Partner nie może udzielić takiej zgody za Ciebie wyłącznie przez wpisanie Twojego adresu lub numeru telefonu.

Partner otrzymuje informacje potrzebne do śledzenia swojego polecenia i sprawdzenia nagrody. Nie uzyskuje przez to dostępu do konta poleconej organizacji, jej korespondencji, dokumentacji projektu ani pełnych dokumentów rozliczeniowych.

Bezterminowość przyznanego rabatu nie oznacza bezterminowego przechowywania wszystkich danych osoby poleconej. Zakres zachowanych informacji ograniczamy do tego, co jest potrzebne do wykazania uprawnień, rozliczeń i ochrony roszczeń.

7. Dostęp do danych w panelu i integracjach

Dostęp do danych organizacji zależy od roli użytkownika, przyznanych uprawnień oraz udziału w projekcie, sprawie lub rozmowie. Osoby zarządzające organizacją mogą zarządzać dostępem jej użytkowników. Panel jest narzędziem współpracy zawodowej.

Gdy korzystasz z logowania zewnętrznego lub firmowego SSO, otrzymujemy informacje potrzebne do rozpoznania użytkownika, np. identyfikator i adres e-mail. Nie otrzymujemy hasła używanego u dostawcy tożsamości.

Integracje z zewnętrznymi systemami mogą synchronizować dane potrzebne do ich działania, np. zgłoszenia, komentarze, autorów i czas pracy. Zakres zależy od uruchomionej funkcji i ustaleń dotyczących współpracy.

8. Odbiorcy danych

W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymywać:

• upoważnione osoby w Dock i wykonawcy zaangażowani we współpracę;
• dostawcy hostingu, przechowywania plików, kopii zapasowych i infrastruktury sieciowej;
• dostawcy poczty elektronicznej i usług doręczania wiadomości;
• dostawcy narzędzi komunikacji, obsługi projektów, uwierzytelniania i podpisu dokumentów;
• dostawcy aktywnych narzędzi analitycznych, marketingowych i zabezpieczających formularze;
• dostawcy narzędzi AI w zakresie wykorzystywanych funkcji;
• podmioty obsługujące księgowość, rozliczenia i pomoc prawną;
• uprawnione osoby w Twojej organizacji i uczestnicy określonej sprawy;
• organy oraz inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie prawa.

Dostawcy przetwarzający dane na nasze zlecenie powinni działać w granicach powierzonych im czynności i odpowiednich zobowiązań dotyczących ochrony danych. Niektórzy odbiorcy, np. organy publiczne lub operatorzy usług, z których korzystasz niezależnie, działają jako odrębni administratorzy.

Informacje o odbiorcach dotyczących Twoich danych możesz uzyskać, kontaktując się z nami.

9. Przetwarzanie danych poza EOG

Korzystanie z usług dostawców międzynarodowych może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Dotyczy to także zdalnego dostępu do danych znajdujących się na serwerach w Europie.

Takie przekazanie wymaga podstawy przewidzianej w RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych, z oceną warunków transferu i dodatkowymi środkami, gdy są potrzebne.

Możesz zwrócić się do nas o informacje, czy Twoje dane są przekazywane poza EOG, o odbiorców, stosowaną podstawę transferu oraz sposób uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń.

10. Jak długo przechowujemy dane

Okres przechowywania ustalamy odrębnie dla poszczególnych celów, uwzględniając zakres danych, czas współpracy, obowiązki prawne i właściwe terminy przedawnienia.

• Zapytania i korespondencja: przez czas prowadzenia sprawy i uzgodnionych dalszych rozmów, a następnie tylko w zakresie potrzebnym do wykonania obowiązków prawnych lub ochrony konkretnych roszczeń.
• Konto i uprawnienia: przez czas utrzymywania konta, a po jego zamknięciu w niezbędnym zakresie związanym z rozliczeniami, bezpieczeństwem i obowiązkami prawnymi.
• Dokumentacja współpracy: przez czas wykonywania umowy, obsługi zobowiązań i reklamacji, a następnie przez właściwy okres przedawnienia roszczeń, z uwzględnieniem jego przerwania lub zawieszenia.
• Dokumentacja księgowa i podatkowa: przez okres wymagany właściwymi przepisami dotyczącymi danej kategorii dokumentów.
• Portfel i nagrody: przez czas niezbędny do wykazania istniejących uprawnień i ich rozliczenia, a następnie w zakresie wymaganym prawem lub potrzebnym do ochrony roszczeń.
• Dane oparte na zgodzie: do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu. Dowód udzielenia i wycofania zgody może być przechowywany w zakresie potrzebnym do wykazania zgodności działań z prawem.
• Sprzeciwy i rezygnacje: minimalne informacje potrzebne do respektowania Twojej decyzji mogą pozostać zapisane, aby nie podejmować ponownie niepożądanego kontaktu.
• Logi i dane bezpieczeństwa: przez czas potrzebny do wykrywania i wyjaśniania zdarzeń; informacje dotyczące konkretnego incydentu również przez czas jego obsługi i ochrony związanych z nim roszczeń.
• Kopie zapasowe: przez ograniczony cykl ich przechowywania i zastępowania. Przy odtwarzaniu danych należy uwzględnić wykonane wcześniej żądania usunięcia.

Zamknięcie konta nie powoduje automatycznego usunięcia faktur, umów i innych dokumentów, które musimy zachować. Nie oznacza również prawa do przechowywania całej historii konta bez ograniczeń. Po ustaniu podstawy dane powinny zostać usunięte lub skutecznie zanonimizowane.

11. Cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje mechanizmy sesji i zabezpieczenia potrzebne do działania strony i panelu. Może również korzystać z opcjonalnych technologii preferencji, analityki i marketingu, zależnie od uruchomionych funkcji i Twoich wyborów.

• Niezbędne: utrzymanie sesji, obsługa logowania, ochrona formularzy i zapamiętanie wyboru dotyczącego prywatności.
• Preferencje: dodatkowe ustawienia wygody i personalizacji.
• Analityczne: pomiar korzystania ze strony i ocena jej działania.
• Marketingowe: pomiar skuteczności reklam i dopasowanie komunikacji reklamowej.

Cookie dock_consent zapisuje wybrane kategorie oraz wersję ustawień zgód na okres do 365 dni. Zapis może zostać usunięty wcześniej przez użytkownika. Zmiana wersji ustawień może wymagać ponownego dokonania wyboru.

Stosowanie technologii niewchodzących w ustawowy wyjątek dla niezbędnych funkcji wymaga uprzedniej zgody. Samo przeglądanie strony, założenie konta lub przyjęcie regulaminu nie oznacza jej udzielenia.

Wyboru możesz dokonać w oknie ustawień cookies, odrzucając opcjonalne kategorie lub akceptując wybrane. Ustawienia możesz później zmienić przez funkcję zarządzania cookies dostępną w serwisie.

Cookies możesz także usuwać i blokować w przeglądarce. Zablokowanie mechanizmów niezbędnych może uniemożliwić logowanie lub utrzymanie sesji. Usunięcie cookies nie usuwa automatycznie danych wcześniej zapisanych na serwerze.

Brak zapisu cookies nie musi oznaczać braku przetwarzania danych: samo połączenie z serwerem dostawcy może ujawniać adres IP i informacje techniczne. Takie operacje również wymagają właściwej podstawy prawnej.

12. Automatyzacja i sztuczna inteligencja

Panel wykorzystuje reguły automatyzujące czynności organizacyjne, takie jak powiadomienia, obsługa zadań i obliczanie propozycji nagród zgodnie z zasadami programu partnerskiego.

Funkcje AI mogą wspierać przygotowanie ofert, opracowanie treści umów i zadań, tłumaczenia oraz odczyt dokumentów. Przy korzystaniu z takiej funkcji dostawcy narzędzia może zostać przekazana treść polecenia, materiał wejściowy, załącznik i kontekst potrzebny do wykonania operacji. Materiały te mogą zawierać dane osobowe.

Podstawę przetwarzania ustalamy zgodnie z celem, dla którego wykorzystywany jest materiał. Samo użycie AI nie tworzy odrębnej podstawy prawnej ani zgody na wykorzystanie danych do dowolnych celów. Jeżeli działamy jako podmiot przetwarzający dla klienta, obowiązują również jego udokumentowane polecenia i warunki powierzenia.

Wygenerowane propozycje wymagają weryfikacji. Funkcje przygotowywania treści nie służą samodzielnemu podejmowaniu przez AI wiążących decyzji o zawarciu umowy lub przyznaniu praw. W sprawie wyliczenia nagrody lub działania automatyzacji możesz zwrócić się do Dock o wyjaśnienie i sprawdzenie przez człowieka.

Przed przekazaniem informacji poufnych lub danych innych osób do funkcji AI należy upewnić się, że mieści się to w uzgodnionym zakresie współpracy. Informacje o przetwarzaniu danych w konkretnej funkcji możesz uzyskać pod adresem contact@dock.eu.

13. Dane przetwarzane na zlecenie klientów

W ramach realizacji usług możemy przetwarzać dane, których administratorem jest klient, np. dane użytkowników jego strony, sklepu lub systemu. Działamy wtedy jako podmiot przetwarzający, w granicach uzgodnionego powierzenia.

Ta polityka nie zastępuje informacji, które klient powinien przekazać osobom, których dane dotyczą. Jeżeli żądanie związane z takimi danymi trafi do nas, pomożemy ustalić właściwego administratora i sposób jego obsługi.

14. Twoje prawa

Na warunkach określonych w RODO przysługują Ci prawa do:

• dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia danych, gdy zachodzą ku temu podstawy;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy spełnione są ustawowe warunki;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie;
• wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego możesz wnieść w każdej chwili i bez uzasadnienia. Obejmuje to profilowanie związane z takim marketingiem. W przypadku innych celów opartych na uzasadnionym interesie sprzeciw wiąże się z Twoją szczególną sytuacją.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Prawa nie mają charakteru bezwzględnego - np. obowiązek zachowania dokumentacji podatkowej może ograniczać możliwość natychmiastowego usunięcia danych. W takiej sytuacji wyjaśnimy podstawę i zakres dalszego przechowywania.

Żądanie możesz przesłać na contact@dock.eu. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca od jego otrzymania. Jeżeli prawo dopuszcza przedłużenie terminu, poinformujemy Cię o tym i podamy przyczynę.

W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, ograniczając ich zakres do niezbędnego minimum.

Skargę możesz złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje są dostępne na uodo.gov.pl. Możesz również skorzystać z innego właściwego organu nadzorczego zgodnie z RODO. Wcześniejszy kontakt z Dock nie jest warunkiem wniesienia skargi.

15. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest zasadniczo dobrowolne, ale część informacji jest konieczna do odpowiedzi na zapytanie, prowadzenia konta, wykonania umowy lub rozliczenia programu partnerskiego. Bez nich realizacja określonej czynności może nie być możliwa.

Dane wymagane przepisami są potrzebne do wykonania właściwego obowiązku, np. wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Odmowa zgody na marketing lub opcjonalne cookies nie oznacza rezygnacji z podstawowych usług Dock.

16. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy w związku ze zmianami usług, procesów, narzędzi i wymagań prawnych. O istotnych zmianach dotyczących przetwarzania danych użytkowników panelu informujemy w sposób odpowiedni do ich znaczenia.

Aktualizacja polityki nie zastępuje wymaganej zgody i nie uprawnia do wykorzystania danych w dowolnym nowym celu. Jeżeli zmiana wymaga dodatkowej informacji, zgody lub innej podstawy, należy spełnić te warunki przed rozpoczęciem nowego przetwarzania.