KSeF nie dotyczy tylko faktur, które wystawiasz swoim klientom. Od 1 lutego 2026 roku firmy muszą również odbierać za jego pośrednictwem faktury wystawione im w systemie. Ten obowiązek zaczął działać wcześniej niż obowiązek wystawiania faktur dla części przedsiębiorców.
Dla sklepu internetowego oznacza to zmianę po stronie faktur zakupowych. Dokument od polskiego dostawcy może już nie przyjść mailem ani pojawić się w dotychczasowym panelu. Trafia do KSeF, a system księgowy, ERP albo inna integracja musi go stamtąd pobrać.
Samo podłączenie WooCommerce, PrestaShop czy systemu sprzedażowego do wystawiania faktur w KSeF nie oznacza jeszcze, że faktury kosztowe są automatycznie odbierane.
Faktury trzeba odbierać w KSeF od 1 lutego 2026 roku
Harmonogram wdrażania KSeF rozdzielił wystawianie i otrzymywanie faktur.
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największych podatników, których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku objął pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych firm korzystających z czasowego wyłączenia.
Do końca 2026 roku podatnik może nadal wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązkowy KSeF obejmie również tę grupę.
Odbieranie faktur działa inaczej. Obowiązek otrzymywania faktur przy użyciu KSeF rozpoczął się już 1 lutego 2026 roku.
Firma może więc znajdować się w okresie, w którym sama jeszcze nie musi wystawiać faktur w KSeF, ale już otrzymuje w nim dokumenty od swoich dostawców.
Faktura może nie przyjść już mailem
Jeżeli dostawca wystawia fakturę w obowiązkowym KSeF na rzecz krajowego podatnika posiadającego NIP, nie ma obowiązku dodatkowego dostarczenia tej samej faktury mailem albo w formie papierowej.
Może oczywiście udostępnić jej wizualizację, ale podstawowym miejscem odbioru dokumentu jest KSeF.
W praktyce dotyczy to między innymi faktur za towary kupowane od polskich hurtowni, usługi kurierskie, hosting, oprogramowanie, obsługę techniczną czy inne krajowe usługi wykorzystywane przez sklep.
Jeżeli do tej pory księgowość opierała się na skrzynce faktury@firma.pl, część dokumentów może po prostu przestać tam trafiać.
Nie oznacza to jednak, że faktury nie zostały wystawione albo że firma ich nie otrzymała.
Faktura jest otrzymana, nawet jeśli jeszcze jej nie pobrałeś
To jedna z najważniejszych zmian z punktu widzenia organizacji obiegu dokumentów.
W przypadku faktury ustrukturyzowanej otrzymywanej przy użyciu KSeF datą jej otrzymania jest co do zasady dzień, w którym system przydzielił jej numer KSeF.
Nie ma znaczenia, kiedy pracownik zalogował się do systemu, kiedy integracja pobrała dokument ani kiedy fakturę zobaczyła księgowa.
Jeżeli dostawca przesłał fakturę wieczorem, a numer KSeF został jej nadany następnego dnia, właśnie ten następny dzień będzie datą jej otrzymania.
Dlatego pobieranie faktur zakupowych nie powinno zależeć od tego, czy ktoś pamięta o ręcznym zalogowaniu się do KSeF. W sklepie obsługującym większą liczbę dokumentów powinien to być normalny, cykliczny proces.
KSeF nie wysyła powiadomienia o każdej nowej fakturze
KSeF nie działa jak skrzynka e-mail, która wysyła wiadomość za każdym razem, gdy pojawi się nowy dokument. Ministerstwo Finansów wskazuje, że system nie wysyła automatycznych powiadomień o otrzymaniu nowej faktury.
Faktury można sprawdzać w narzędziach Ministerstwa Finansów albo pobierać przez API KSeF do własnego systemu.
Dla sklepu internetowego oznacza to, że proces odbioru trzeba zorganizować samodzielnie. System księgowy, ERP albo dedykowana integracja powinny regularnie sprawdzać KSeF i pobierać nowe dokumenty.
Brak maila od dostawcy nie może być już traktowany jako informacja, że faktura jeszcze nie została wystawiona.
Integracja do wystawiania faktur nie musi ich odbierać
To częste źródło nieporozumień przy integracji sklepów z KSeF.
Firma wdraża moduł, który pobiera zamówienia z WooCommerce albo PrestaShop, tworzy fakturę i przesyła ją do KSeF. Faktury sprzedażowe działają poprawnie, więc zespół zakłada, że temat KSeF został zamknięty.
Tymczasem odbieranie faktur zakupowych jest osobnym procesem.
Uprawnienia KSeF również rozróżniają możliwość wystawiania i dostępu do faktur. System albo użytkownik odpowiedzialny za pobieranie dokumentów musi mieć odpowiednie uprawnienia do ich odczytu.
Dlatego podczas wdrożenia nie wystarczy sprawdzić, czy sklep potrafi wysłać poprawny dokument. Trzeba również ustalić, gdzie trafiają faktury zakupowe i który system jest odpowiedzialny za ich pobieranie.
Base nie pobierze za Ciebie faktur kosztowych z KSeF
Dobrym przykładem jest Base, wcześniej działający jako BaseLinker. Jego integracja z KSeF służy do przesyłania dokumentów wystawionych w Base.
Według dokumentacji Base integracja nie pobiera faktur kosztowych ani faktur wystawionych w innych systemach.
Nie jest to wada samej integracji. Pokazuje po prostu, że system obsługujący sprzedaż nie musi być jednocześnie systemem odpowiedzialnym za księgowy obieg dokumentów zakupowych.
W jednej firmie może więc działać WooCommerce lub PrestaShop jako źródło zamówień, Base jako system obsługi sprzedaży i wysyłek oraz program księgowy pobierający faktury zakupowe z KSeF.
Najważniejsze jest jasne ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli każdy system obsługuje tylko sprzedaż, a żaden nie pobiera zakupów, faktury będą dostępne w KSeF, ale nie pojawią się automatycznie w procesie księgowym.
WooCommerce i PrestaShop nie rozwiązują tego automatycznie
Sam silnik sklepu nie powinien być traktowany jako centralny system księgowy tylko dlatego, że potrafi wygenerować dokument sprzedażowy.
W WooCommerce faktury najczęściej obsługuje wtyczka albo zewnętrzny system. W PrestaShop część dokumentów może powstawać bezpośrednio przy zamówieniach, ale w praktycznych wdrożeniach sprzedaż często jest dodatkowo połączona z ERP, systemem magazynowym, Base albo programem księgowym.
KSeF wymusza uporządkowanie tego przepływu.
Warto wskazać jeden system odpowiedzialny za wystawianie dokumentów sprzedażowych oraz jeden system odpowiedzialny za pobieranie i przechowywanie dokumentów zakupowych. Może to być ten sam program, ale nie musi.
Sprawdź uprawnienia do wystawiania i odczytu
Integracja powinna korzystać tylko z uprawnień, których rzeczywiście potrzebuje.
System wystawiający faktury potrzebuje możliwości przesyłania ich do KSeF. System księgowy pobierający dokumenty zakupowe musi mieć dostęp do ich odczytu.
Przy przeglądzie integracji warto więc przygotować prostą mapę: który system wystawia, który pobiera, jakie ma uprawnienia i co dzieje się z dokumentem po jego odebraniu.
Jeżeli nie potrafisz wskazać systemu odpowiedzialnego za pobieranie faktur zakupowych, istnieje ryzyko, że proces został przygotowany tylko w połowie.
Nie wszystkie faktury zakupowe znajdziesz w KSeF
Po wdrożeniu KSeF nie można po prostu przestać sprawdzać pozostałych źródeł dokumentów.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie obejmuje wszystkich sprzedawców i wszystkich rodzajów transakcji. Szczególne znaczenie dla e-commerce mają dostawcy zagraniczni.
Sklep może otrzymywać faktury między innymi za zagraniczne usługi SaaS, reklamę, narzędzia marketingowe, hosting, infrastrukturę chmurową albo inne usługi świadczone przez podmioty spoza Polski. Takie dokumenty mogą nadal trafiać dotychczasowym kanałem.
W praktyce przez pewien czas trzeba więc obsługiwać równolegle KSeF oraz faktury dostarczane poza nim.
Przy weryfikacji dostawcy warto patrzeć na podmiot wskazany na fakturze, a nie tylko na markę usługi. Ta sama międzynarodowa firma może rozliczać różne usługi przez różne podmioty.
NIP w zamówieniu B2B stał się jeszcze ważniejszy
W sklepie prowadzącym sprzedaż B2B trzeba również zwrócić uwagę na sposób przekazywania NIP-u nabywcy.
Numer nie powinien być traktowany wyłącznie jako tekst drukowany później na PDF-ie. Integracja generująca strukturę FA(3) musi umieścić go w odpowiednim polu danych nabywcy.
Ma to znaczenie dla możliwości prawidłowego udostępnienia faktury nabywcy w KSeF.
Jeżeli sklep posiada własny checkout B2B, warto sprawdzić walidację NIP-u, mapowanie danych klienta oraz sposób przekazywania ich do systemu wystawiającego fakturę.
Noty korygującej już nie wystawisz
Od 1 lutego 2026 roku uchylone zostały przepisy dotyczące not korygujących. Nie wystawia się ich ani w KSeF, ani poza systemem.
Błąd w danych nabywcy musi zostać poprawiony przez sprzedawcę odpowiednią fakturą korygującą.
Ma to znaczenie również przy automatycznej sprzedaży B2B. Błędny NIP wprowadzony przez klienta podczas zamówienia może wymagać późniejszej korekty po stronie sprzedawcy, dlatego warto wychwycić możliwie dużo błędów jeszcze w formularzu zamówienia.
Sprzedaż konsumencka działa inaczej
Faktury wystawiane konsumentom nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Sprzedawca może jednak dobrowolnie wystawić taką fakturę w systemie.
W takim przypadku musi zapewnić konsumentowi odpowiedni dostęp do dokumentu. Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość przekazania faktury w uzgodniony sposób, a przy dostępie przez KSeF wykorzystuje się kod QR oraz dane potrzebne do pobrania dokumentu.
Sklep obsługujący jednocześnie klientów indywidualnych i firmy powinien więc rozróżniać oba scenariusze już na etapie składania zamówienia.
Co sprawdzić w sklepie po uruchomieniu KSeF?
- Ustal, gdzie powstają faktury sprzedażowe. WooCommerce, PrestaShop, Base, ERP czy program księgowy powinny mieć jasno określoną rolę.
- Sprawdź, kto pobiera faktury zakupowe. Samo wysyłanie dokumentów sprzedażowych do KSeF nie wystarczy.
- Zweryfikuj uprawnienia. System odpowiedzialny za odbiór musi mieć możliwość odczytywania właściwych dokumentów.
- Sprawdź dotychczasowe źródła faktur. Przejrzyj skrzynkę księgową i ustal, którzy krajowi dostawcy przestali lub mogą przestać przesyłać dokumenty mailem.
- Zostaw obsługę dokumentów spoza KSeF. Faktury zagraniczne i inne dokumenty wyłączone z systemu nadal wymagają osobnego obiegu.
- Sprawdź NIP w checkoucie B2B. Zweryfikuj zarówno formularz, jak i mapowanie danych do struktury faktury.
- Ustal, gdzie przechowujesz dokumenty. KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, ale firma może nadal potrzebować własnego archiwum i powiązania dokumentów z zamówieniami, dostawami oraz księgowością.
KSeF to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur
W sklepie internetowym najłatwiej skupić się na sprzedaży: zamówienie zostaje złożone, system generuje fakturę i wysyła ją do KSeF. To jednak tylko jedna strona integracji.
Równie ważny jest obieg zakupów. Faktura może zostać prawnie otrzymana w KSeF, mimo że nie przyszła mailem i żaden pracownik jeszcze jej nie zobaczył.
Dlatego wdrożenie warto traktować jako uporządkowanie całego przepływu dokumentów między sklepem, systemem sprzedażowym, magazynem, ERP i księgowością.
W Dock zajmujemy się budową i rozwojem sklepów internetowych oraz integracjami między systemami. Przy KSeF możemy przeanalizować nie tylko samo połączenie z API, ale również przepływ dokumentów pomiędzy sklepem, Base, ERP i księgowością.
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy Twój sklep poprawnie obsługuje zarówno wystawianie, jak i odbieranie faktur w KSeF, napisz do nas. Możemy przejść przez obecną konfigurację i wskazać miejsca, w których dokument może wypaść z obiegu.
