Automatyzacja dokumentów z OCR i AI

Większość dokumentów o powtarzalnej treści: faktury kosztowe, zamówienia, potwierdzenia dostaw, umowy, wnioski i formularze. Dobrze sprawdzają się zarówno PDF-y, jak i skany czy zdjęcia, o ile są czytelne.

Faktury z KSeF przychodzą już jako dane ustrukturyzowane, więc nie wymagają OCR - można je pobierać i przekazywać dalej bezpośrednio. OCR i AI zostają przy dokumentach spoza tego systemu, na przykład fakturach zagranicznych, zamówieniach i umowach.

Nie i nie obiecujemy tego. Dlatego każde odczytane pole przechodzi przez reguły kontrolne, a dokument, co do którego automat ma wątpliwości, trafia do pracownika z zaznaczonym miejscem do sprawdzenia. Chodzi o to, żeby człowiek sprawdzał wyjątki, zamiast przepisywać wszystko od zera.

Zaczynamy od próbki prawdziwych dokumentów i listy pól, których potrzebujesz. Sprawdzamy, jak dobrze się odczytują, ustalamy reguły walidacji i miejsce, do którego dane mają trafić. Potem uruchamiamy pilotaż na jednym rodzaju dokumentu i porównujemy wyniki z pracą zespołu, zanim dołożymy kolejne.

Od liczby rodzajów dokumentów, ich różnorodności i jakości oraz od systemów, do których trafiają dane. Faktury od kilku stałych dostawców to mniejszy zakres niż umowy pisane za każdym razem inaczej. Do kosztu wdrożenia dochodzą opłaty za usługi OCR i model AI, zależne od liczby dokumentów - szacujemy je przed startem.

Zwykle tak. Odczytane dane przekazujemy przez API, import plików albo inny sposób, który obsługuje Twój system - ERP, CRM, system księgowy czy obieg dokumentów. Nie trzeba zmieniać narzędzi, w których pracuje zespół. Automatyzacja przejmuje etap przepisywania, a zatwierdzanie i księgowanie zostają tam, gdzie są.

Model AI radzi sobie z wieloma zmianami układu, bo szuka znaczenia pól, a nie ich stałego miejsca na stronie. Gdy zmiana jest większa, rośnie liczba dokumentów kierowanych do sprawdzenia i to jest dla nas sygnał do poprawki. W ramach utrzymania śledzimy ten wskaźnik, dostrajamy reguły i dokładamy nowe rodzaje dokumentów.